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Gestión del tiempo #01 Las razones del éxito

Índice

  1. Causas del éxito.
  2. ¿Sabemos qué queremos?
  3. El plan de acción.
  4. Concentrar esfuerzos.
  5. La gestión del tiempo.
  6. Hacer bien lo que se hace.

1.1 Causas del éxito.

La importancia de los objetivos claramente definidos es una de las causas del éxito y la felicidad del ser humano. Las condiciones para alcanzar la máxima eficacia son realizar determinadas actividades, las cuales a su vez, requieren tiempo.

Tiempo → objetivos → ÉXITO

Hay que imaginarse teniendo éxito, porque creer en sí mismo y en lo que se hace es una de las claves para tener éxito.

Saber exactamente dónde se quiere llegar y qué es lo que deseas lograr es importante para alcanzar algo que se desconoce o que nunca se ha tenido. Para lograr el éxito tenemos que establecer objetivos, de tal forma que, si estos no están bien definidos, no son precisos, y no están fijados de forma clara, difícilmente se podrá alcanzar el éxito.

De hecho, la mayoría de las personas no tienen objetivos claramente definidos, caminan por la vida sin metas y dejando y esperando a que las cosas les ocurran porque sí, sin hacer nada para provocarlas, con el claro convencimiento de que su comportamiento es el adecuado para que le ocurran las cosas buenas.

Pueden tener algunas metas individuales establecidas, pero no tienen un claro y concreto plan de acción que abarque todas las áreas de su vida, y que no descuide algún aspecto o dedique más tiempo a unos que a otros, sin tener en cuenta su importancia.

Existen diversas razones que explican por qué las personas no se plantean metas en sus vidas. Una de los motivos es el miedo al compromiso. Las personas no quieren comprometerse porque piensan que van a fracasar.

Ni siquiera escriben sus metas en papel, ni se lo dicen a nadie, porque así, si no logran lo establecido no tienen que dar explicaciones ni asumir su responsabilidad, siendo una forma más segura de no correr riegos.

Ésta forma de actuar, con miedo al fracaso, hace que las personas tiendan a posponer sus metas, hasta tal punto, de no alcanzarlas nunca.

Otra de las razones por la que las personas no establecen metas es porque no son conscientes de los beneficios que les va a proporcionar.

Teniendo en cuenta, que la mayoría de las veces los resultados se obtienen a largo plazo, se descuida y pospone todo aquello que implique un esfuerzo por conseguirlo.

También puede ocurrir que la persona tenga claro los objetivos pero no sabe establecer un plan de acción para alcanzarlos, e incluso, el esfuerzo empleado no es el adecuado según las circunstancias del momento.

Por todo ello, para alcanzar el verdadero éxito hay que tener muy claro lo que se quiere, establecer un plan de acción, y concentrar los esfuerzos en conseguirlo.

1.2 ¿Sabemos qué queremos?

La mayoría de las veces cuando respondemos a los que nos sucede sin previa planificación, no se alcanza el resultado deseado. Esto es así, porque para que haya éxito hay qué saber lo que se quiere y esforzarse en conseguirlo.

Además de saber lo que queremos, debemos comprometernos con nosotros mismos. Éste compromiso hará que nos esforcemos en alcanzar los objetivos, realizando tanto actividades que nos son agradables como las que no, porque seremos conscientes de que es imprescindible para el logro del fin propuesto.

La creencia de que las cosas que uno hace tienen valor, tiende a que la persona se implique más en las actividades a realizar para alcanzar los objetivos.

Los psicólogos hacen hincapié en que el motivo por el que las personas no tienen éxito es porque los objetivos que se plantean no son claros.

Los objetivos nada tienen que ver con los sueños, las aspiraciones o las esperanzas, los objetivos son concreciones específicas para alcanzar una meta o propósito con el que uno se siente comprometido.

La mayoría de las personas no tienen en cuenta los objetivos, van respondiendo a las situaciones que se les presenta en la vida sin tener como referencia el propósito final.

Los objetivos deben de establecerse para alcanzarlos en un periodo de tiempo determinado. Este período de tiempo puede ser a corto, medio o largo plazo.

No es conveniente establecer objetivos muy a largo plazo, como por ejemplo uno o dos años, pues con un intervalo de tiempo tan amplio las circunstancias han podido variar en nuestra vida con respecto al momento en el que se fijaron los objetivos y lo más probable que ya no tengan la misma importancia.

También es importante determinar una fecha límite o plazo máximo para alcanzar cada objetivo. De esta forma siempre tendrás presente el tiempo gastado y el restante, lo cual produce motivación y el desarrollo de ciertos hábitos necesarios para lograrlo.

Cada objetivo puede dividirse en varias metas más pequeñas, que sirven como pasos para alcanzar el fin último.

Dividir el objetivo en pequeñas metas implica definirlas de forma más sencilla y simple, y por tanto, más fáciles de alcanzar.

La mayoría de las personas se sienten frustradas cuando pasado el plazo máximo no han alcanzado las metas propuestas. Un buen motivo de ello es que los objetivos se suelen olvidar.

Si revisas frecuentemente tus objetivos, bien de forma semanal, mensual o trimestral, habrá menor probabilidad de fracaso.

1.3 El plan de acción

Además de tener bien definidos los objetivos deseados, hay qué saber qué actividades realizar para poder alcanzarlos.

La idea no es actuar sin más, sino hacerlo de la forma más eficiente. Para ello es necesario establecer un plan de acción lógico, que tenga cohesión con los objetivos y adaptado a cada una de las situaciones que se puedan presentar.

Un plan de acción es un modo de asegurarnos que nuestros objetivos serán alcanzados con los pasos necesarios.

Consiste en establecer un número de pasos de acción o cambios que se han de realizar para llegar a lograr lo que nos hemos planteado.

El plan de acción debe incluir la siguiente información:

  • ¿Qué acciones o cambios tiene que ocurrir?
  • ¿Quién llevará es el responsable de esos cambios?
  • ¿Cuándo tendrán lugar, y durante cuánto tiempo?
  • ¿Qué recursos se necesitan para llevar a cabo esos cambios?

El plan de acción debe abarcar todos los aspectos necesarios para conseguir los objetivos, estar claramente planteado, y teniendo en cuenta las circunstancias del momento.

Es necesario desarrollar un plan de acción por varias razones:

  • Organizar la forma de actuar de una forma estructurada y dirigida a obtener resultados, proporciona una base sólida para lograr lo que deseamos.
  • De esta forma no se descuida ningún aspecto que pueda afectar al proceso, evitando así el fracaso.
  • Se ve de forma más clara si los objetivos planteados son realistas o no, y si con los recursos que disponemos podremos alcanzarlos.
  • Con el plan de acción ahorramos tiempo, energía y esfuerzo.

El plan de acción se debe crear cuándo se está preparado para comenzar a obtener hechos.

Pero el plan de acción es siempre un trabajo en desarrollo, que debe mantenerse visible y accesible en cualquier momento que se necesite, debe ser flexible y adaptarse a los cambios convenientes y necesarios que puedan ir surgiendo.

Al programar se decide cuándo se va a hacer y con qué medios. Si esto no se hace no podemos organizar el tiempo de forma funcional, no podemos administrar los esfuerzos, ni atender imprevistos.

Un factor importante a tener en cuenta en el proceso de programar es saber diferenciar entre eficiencia y eficacia.

  • La eficiencia consiste en hacer bien lo que se hace, independientemente de los resultados alcanzados; de tal forma que conlleve el menor coste posible (de dinero, de esfuerzo, de tiempo, etc.). Sin embargo, la eficacia implica hacer lo que se debe hacer teniendo presente en todo momento la meta deseada.

De esta forma, la eficiencia se centra en el método, en el CÓMO, mientras que la eficacia lo hace en el fin, en el QUÉ. Lo importante no radica en la velocidad con la que se realizan las actividades, sino en alcanzar la meta.

Por lo tanto, generalmente al realizar una actividad lo apropiado es hacerla de una forma eficiente, pero a veces es mejor intentar ser eficaz en la tarea y no hacerla.

Dejar de hacer unas cosas para poder hacer otras es una de las cosas a tener en cuenta para hacer un uso eficaz del tiempo.

Lo conveniente es realizar una tarea importante con cierta eficiencia, antes que realizar otra actividad de forma adecuada pero menos importante, que debiera ser delegada, pospuesta, o incluso, olvidada, pero que la hacemos porque nos gusta.

1.4 Concentrar esfuerzo

Una buena forma de ser productivo en lo que haces puedes ser empezar cada sesión de trabajo decidiendo qué tareas tienes que hacer, cuánto tiempo quieres dedicarle a cada tarea, y cuándo descansarás y durante cuánto tiempo.

En el momento de seguir el plan de acción hay qué saber administrar esfuerzos para evitar agotamiento físico y mental, factor que afecta al rendimiento.

Trabajar de forma continuada sin establecer descansos afecta de forma negativa al rendimiento. Cuando la actividad se interrumpe por un descanso, el rendimiento aumenta de nuevo. Así mismo, cambiar de actividad a lo largo de la jornada también evita el cansancio.

Es importante dedicar un tiempo a no hacer nada. Ese tiempo se puede emplear en llevar a cabo actividades de ocio.

También puedes relajarte, pues el trabajo es un proceso continuado que requiere de la persona su mejor rendimiento.

Relajarse, despejarse o descargarse emocionalmente es una buena forma de volver al trabajo con más energía y motivación.

La motivación es un factor muy importante porque influye de un modo determinante sobre el rendimiento laboral, al ser un proceso que activa, dirige y mantiene la conducta humana hacia el logro de ciertas metas u objetivos, a fin de satisfacer algún tipo de necesidad, deseo y/o expectativa.

La motivación puede ser tanto extrínseca como intrínseca.

  • Motivación extrínseca:

Se trata de aquella motivación que consiste en un sistema de recompensas o de penalizaciones que se suelen utilizar para motivar a la persona por hacer su trabajo o incrementar su nivel de rendimiento (por ejemplo, el dinero)

  • Motivación intrínseca:

Se trata de aquella motivación en la que la persona le gusta lo que hace, porque a través de su trabajo recibe una serie de resultados intrínsecos (como por ejemplo, sensación de éxito, de autonomía, de crecimiento personal, etc.).

Pero para que la realización de una tarea produzca motivación intrínseca debe tener una serie de características:

  • Variedad de habilidades.
  • Identidad de la tarea.
  • Importancia de la tarea.
  • Autonomía.
  • Retroalimentación.

De tal forma que, estas cinco características dan lugar a distintos resultados, desde una significación de la tarea, a una responsabilidad sobre los resultados de la tarea realizada, como a un conocimiento de los resultados obtenidos.

Resumiendo, la cuestión está en saber administrar los descansos en los momentos adecuados para obtener de nosotros la mayor productividad, y por tanto, la mayor motivación y satisfacción con lo que hacemos.

Si no se descansa en algún momento, llegaremos a sufrir agotamiento lo cual afectará de forma negativa a la productividad.

Por otra parte, el descansar cada pequeño período de tiempo o cambiar de actividad continuamente, nos impedirá concentrarnos en la tarea con la consecuente bajada de rendimiento.

1.5 La gestión del tiempo

Una persona exitosa será aquella que sabe administrar su tiempo de forma adecuada. El factor tiempo juega un papel esencial en el proceso.

El tiempo empleado debe ser fructífero, de tal forma que se hayan alcanzado resultados concretos, no que se haya trabajado mucho sin resultado.

La mayoría de las personas pierden una media de tres horas al día de su tiempo. Ésta pérdida es debida a una inadecuada gobernación del tiempo, dedicándole demasiado tiempo a unas actividades o demasiado poco a otras.

La falta de definición en los objetivos, la falta de priorización en las actividades, la no planificación o programación, o el no haber tenido en cuenta los imprevistos, es indicativo del mal empleo del tiempo.

Para saber gestionar el tiempo de forma adecuada debemos saber cuándo se produce una pérdida de tiempo. Realmente es algo muy subjetivo, no es fácil hacer una valoración de lo que debe o no hacer una persona, por ello, cuando hablemos de una buena gestión del tiempo es alcanzar los objetivos que la persona en cuestión se ha propuesto. De tal forma, que una pérdida de tiempo sería todo aquello que se aleja de los objetivos planteados, hacer algo que es menos importante para su logro.

La mejor manera de aprovechar el tiempo es tener siempre presente qué es lo que se quiere conseguir.  Con unos objetivos claros, unas actividades analizadas y una adecuada programación del tiempo, se puede lograr.

Al planificar, fijar objetivos y dar prioridad a las actividades, estamos haciendo una adecuada gestión del tiempo.

El tiempo es una variable limitada y compleja a la hora de manejarla. Por encima de todo es un recurso, con unas características fundamentales que deben tenerse en cuenta a la hora de ser utilizado:

  • Diferente: es un recurso complejo y limitado.
  • Equitativo: todos disponemos de horas de 60 minutos y días de 24 horas.
  • Inelástico: no lo podemos extender en función de nuestras necesidades.
  • Imprescindible: nada se puede alcanzar sin él.
  • Irreemplazable: no se puede usar otro recurso en su lugar.
  • Inexorable: aparece y desaparece, a un ritmo fijo e inalterable.

Todas estas características hacen del tiempo un recurso limitado y complejo de optimizar. A todos nos gustaría disponer de todo el tiempo posible, pero lo realmente importante es el uso que le damos, es decir, cómo lo gestionamos.

Se habla de tres tipos de tiempo:

1. El tiempo absoluto:

Hace referencia al tiempo presente y real, como una sucesión continua y uniforme sin comienzo ni fin, que no depende de nosotros.

2. El tiempo relativo:

El tiempo como algo no constante que varía según el observador.

3. El tiempo subjetivo:

Es la sensación personal que tenemos de transcurso del tiempo, dependiendo de la situación y del momento en el que nos encontremos.

Por otro lado, el tiempo laboral presenta una serie de características que tenemos que tener en cuenta:

  • Cuando desempeñamos una función en un trabajo, éste ocupa un determinado tiempo que en teoría está siendo pagado por la empresa.
  • El tiempo que dedicamos a nuestro trabajo le cuesta dinero a la empresa en cuestión.
  • La persona al mando de la empresa es la que dispone del poder de gestionar el tiempo de las personas que están bajo su cargo, como son los colaboradores, los clientes o los proveedores.
  • El tiempo empleado en el trabajo no se puede gestionar, sólo se puede gestionar lo que hacemos con nuestro tiempo personal.
  • Existe un tiempo individual y otro colectivo.
  • Existe un tiempo objetivo que no depende de nosotros, y otro subjetivo que depende de nuestras circunstancias personales.
  • Si no llevamos a cabo una adecuada gestión del tiempo podemos terminar sufriendo una situación de estrés.
  • El tiempo es el mismo para todos.
  • El tiempo no se puede detener por mucho que nos empeñemos.
  • El tiempo laboral se mueve en una dicotomía, tiempo aprovechado y tiempo perdido.
  • Hay que aprender a diferenciar entre las cosas importantes y las urgentes para optimizar el tiempo al máximo.
  • Es importante diferenciar entre tiempo disponible y tiempo necesario.

Para determinar lo que realmente hacemos con nuestro tiempo laboral, podemos recurrir a observar en qué paso del proceso nos encontramos y hacia dónde nos dirigimos:

  1. Establecer las metas.
  2. Definir las actividades según su importancia, estableciendo prioridades.
  3. Planificar.
  4. Programar actividades y asignar recursos.

En nuestra vida general, y en concreto, en nuestra vida laboral, el tiempo lo gestionamos en función de las siguientes tareas:

  • Las más agradables.
  • Las más familiares.
  • Las que ocupan menos tiempo.
  • Las que hemos programado.
  • Las rutinarias.
  • Las que nos exigen la cultura de empresa.
  • Aquellas más urgentes.
  • Las más simples y fáciles.
  • La última tarea que se nos pide.

Si seguimos este camino de elección estaremos cayendo en un gran error. Siempre hay que optar por las tareas más importantes en cada momento, teniendo en cuenta el factor tiempo.

Las principales causas de pérdida de tiempo y la forma de hacerles frente son las siguientes:

1. La falta de concentración.

Cuando dedicamos poco tiempo a las tareas que realmente son importantes, y/o cuando se llevan a cabo continuas interrupciones, se produce una falta de concentración en la tarea que estamos realizando.

Por ello, debemos recurrir a la planificación y programación de actividades teniendo en cuenta los intervalos de tiempo sin interrupciones y las horas de descanso, de acuerdo a los objetivos planteados.

Hay que intentar evitar todo aquello que nos aleje de lo que estamos haciendo, respetando fielmente el horario de trabajo establecido.

2. Problemas en la delegación.

La mayoría de las veces, para conseguir los objetivos planteados hace falta el trabajo de varias personas.

Querer hacer uno solo el trabajo que se puede delegar, está perdiendo tiempo que difícilmente se podrá recuperar.

La falta de delegación tiene consecuencias negativas, tales como, la persona desatiende tareas que realmente son importantes por estar ocupado en otras; se desaprovechan los recursos de los que disponemos para facilitarnos nuestro trabajo; la persona a la que no se le delega se le está impidiendo realizar su trabajo y por ende, su desarrollo profesional y personal; etc.

Hay que saber delegar todo aquello que se pueda delegar, teniendo en cuenta siempre los siguientes pautas:

  • Delegar y confiar la tarea a la persona más competente para su realización, informándole de cuál es la función y lo que se pretende lograr.
  • Establecer una fecha límite de cumplimiento de la tarea.
  • Llevar a cabo un sistema de seguimiento y evaluación de la tarea.
  • Si se comete algún fallo o aparece algún problema, hacérselo saber a la persona encargada de esa tarea para que le dé solución ella misma, de tal forma que, la tarea sea realizada de la mejor manera posible con la ayuda precisa evitando realizarla uno mismo.

3. Información incorrecta, defectuosa o inexistente.

A la hora de tomar una decisión es conveniente disponer de toda la información necesaria. La información de la que se dispone ha de ser adecuada, completa y precisa.

Es muy importante conocer la realidad de ese momento, todos aquellos factores que puedan influir en el proceso de conseguir nuestros objetivos. De esta forma, la toma de decisiones será la correcta.

4. Problemas en la colaboración.

Todas las personas que colaboran, de una forma u otra en el proceso, deben tener claro cuál es su función en el mismo.

De esta forma cada persona sabe cuál es responsabilidad y qué depende de ella. Así mismo, se evita que una tarea esté siendo realizada por varias personas a la vez con la consecuente pérdida de tiempo que eso supone, o los frecuentes conflictos interpersonales que eso puede provocar.

5. Toma de decisiones por una sola persona.

Cuando una sola persona es la que toma las decisiones sin tener en cuenta a sus colaboradores ni delegar funciones, puede ocurrir que en un momento determinado en el que esa persona falte o no cumpla su cometido, nadie pueda reemplazarlo, porque nadie estará capacitado para ello ni sabrá cómo hacerlo.

Es importante que cada persona que forma parte del proceso tenga su nivel de autoridad y conozca cuál es su responsabilidad.

6. Falta de formación del personal.

Si el personal que forma parte del proceso no dispone de la formación suficiente o carece de los conocimientos necesarios para cumplir con su función, será difícil lograr los objetivos deseados con la consecuente pérdida de tiempo.

Proporcionar a todos una formación adecuada, sin olvidar ningún aspecto que pueda influir en el proceso, facilitará el trabajo, incrementará la motivación del personal, y producirá un crecimiento profesional en cada uno de ellos.

7. Objetivos poco claros, abstractos y complejos.

Cuando los objetivos no están lo suficientemente definidos, difícilmente se van a poder alcanzar.

Esto hace perder muchos recursos, sobre todo, tiempo. Se empieza a trabajar sobre algo que realmente no es importante, se empiezan cosas y se cambian a otras sin haberlas terminado, se adelanta trabajo que luego hay que deshacer, empleando y gastando recursos que probablemente se tengan que abandonar, etc. Incluso, puede ocurrir, que varias personas estén haciendo lo mismo, pero de distinta forma.

No existe dirección clara, por lo que no se puede medir el rendimiento, y por lo tanto, no se pueden adoptar las medidas necesarias para darle solución al problema.

Si se establecen unos objetivos precisos, tanto a corto, medio, como largo plazo, y cada uno conoce su función, todos se dirigirán a un fin último, en colaboración y sin conflictos interpersonales.

8. No planificar tiempo para los imprevistos.

A lo largo del proceso pueden aparecer imprevistos o crisis. Si en la planificación no se han tenido en cuenta, reservándole tiempo para hacerles frente, puede ocurrir que nos desconcentre, nos desvíe de nuestra meta, por lo que el trabajo no se terminará a tiempo, iremos a contra reloj, alcanzando un alto nivel de estrés.

Si cuando llega la crisis, la persona es consciente de ella, toma las medidas oportunas para darle solución, ha planificado con antelación las acciones necesarias y ha establecido un tiempo para ello,  el trabajo será realizado de la forma más adecuada y sin padecer agotamiento físico y psicológico por ello.

9. Demora en la toma de decisiones.

A lo largo de todo el proceso se deben tomar bastantes decisiones. Tanto si el asunto que se nos plantea es de poca como si es de mucha importancia, hay que hacerle frente tomando la decisión más adecuada en ese momento teniendo en cuenta la realidad que lo envuelve.

Es cierto que las cosas más importantes pueden requerir un análisis más exhaustivo y detallado, pero debemos tomar una decisión sin demorarnos excesivamente, dedicándole el tiempo establecido y estrictamente necesario.

Podemos caer en el error de postergar el análisis de la situación por evitar el fracaso si la decisión tomada no ha sido la acertada.

Lo adecuado es tomar las decisiones adecuadas, en el tiempo necesario, y sin postergar por miedo a equivocarnos, porque de esta manera podemos perder oportunidades muy valiosas que pueden afectar de forma irreversible al logro de nuestros objetivos.

1.6 Hacer bien lo que se hace

Si nos proponemos hacer algo, lo ideal es hacerlo bien, ya que estamos invirtiendo nuestro tiempo y esfuerzo.

Cuando realizamos una tarea, el tiempo que se emplea en ella afecta al valor del trabajo desempeñado, independientemente de que sea un trabajo fácil de realizar (por ejemplo, fregar los platos), o más difícil (preparar un plan de ventas).

Al principio, la tarea va consumiendo tiempo sin afectar prácticamente al valor del trabajo (en el ejemplo, los platos siguen estando sucios; y en el plan de ventas, sólo hay algunos datos).

A medida que va pasando el tiempo, el trabajo va adquiriendo valor, aunque todavía no esté terminado (los platos ya empiezan a verse limpios; y el plan de ventas va tomando cuerpo). Conforme transcurre el tiempo, llega un momento en el que no se corresponde el tiempo invertido con el valor del trabajo.

Teniendo en cuenta lo anterior, si terminamos la tarea en un estado inicial de valor casi nulo, el trabajo no se ha completado. El cociente entre Valor de la tarea / Tiempo invertido todavía es bajo.

A esto se le conoce cotidianamente como “chapuza”. Si la tarea se da finalizada cuando hemos empleado la mitad del tiempo, el valor del trabajo es medio, pero es máximo el cociente entre Valor de la tarea / Tiempo invertido.

Esta zona se conoce como zona de “eficacia”.

Sin embargo, si la tarea es terminada en el tiempo establecido, el valor es bueno, pero el esfuerzo que ha supuesto se considera poco rentable, de tal forma que, el cociente entre Valor de la tarea / Tiempo invertido vuelve a ser bajo.

A esta zona se le denomina “perfeccionismo”.

 

Cuando una persona es perfeccionista intenta hacer las cosas mejor de lo que es necesario para esa tarea en cuestión.

Algunas tareas no admiten margen de error, por lo que hay que hacerlas con un nivel de perfección máximo, pero otras, sin embargo, requieren una realización correcta pero sin obsesionarse demasiado, y nunca consumiendo más tiempo del establecido.

Una buena forma de hacer frente a la conducta perfeccionista puede ser, ante las tareas ya finalizadas poner un límite de veces para revisarlas y corregirlas. Un número de veces razonable podría ser tres veces.

Hay quienes tienden a la chapuza o al perfeccionismo, pero lo que sí es una evidencia es, que la mayoría de las personas tendemos a ser perfeccionistas en tareas en las que se invierte poco tiempo, y chapuceros en aquellas tareas que exigen más tiempo o nos agradan menos.

Por ello, utilizar bien el tiempo significa invertirlo de la forma más adecuada. De tal forma que, a las actividades menos importantes en la consecución de los objetivos propuestos se les dedique menos tiempo o se desechen, y a las necesarias para alcanzarlos, se les dedique el tiempo necesario y de la manera mejor posible.