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Gestión del tiempo #02 Ser más eficaz

Índice

  1. Anticipación de esfuerzo y costo.
  2. La dispersión de pensamiento.
  3. Falta de previsión y supervisión.
  4. La postergación.
  5. Superar el pensamiento ineficaz.

2.1. Anticipación de esfuerzo y costo

Existen multitud de pensamientos que nos distraen de la tarea que estamos realizando en ese momento. Son pensamientos que nos invaden continuamente, cómo una lluvia de ideas que aparece de forma repentina, sobre todo, cuando la actividad que estamos realizando no nos motiva lo suficiente.

Pensamientos como:

  • Tengo mucha hambre
  • Necesito tomarme un café
  • Me duele la espalda con esta silla
  • Necesito estirar las piernas
  • He de ir al baño
  • Voy a ir a por la radio para poner música
  • No sé resolver este problema
  • Qué voy a hacer en mi tiempo libre
  • Dónde me voy a ir en las vacaciones, etc.

Estas interrupciones son difíciles de eliminar por completo, sobre todo, en aquellas horas en las que nuestro nivel de concentración es más bajo y somos menos productivos. Pero sí podemos reducir gran cantidad de ellas.

Así el rendimiento no se verá afectado, por lo tanto, a mayor rendimiento, mayor satisfacción y más motivación con lo que se está haciendo.  Este modo de actuar nos lleva a lograr resultados positivos en nuestro trabajo, lo que posibilita un buen rendimiento.

Características personales como ser responsable, estar motivado, autogestionarse, etc., llevan a la persona a realizar una serie de comportamientos concretos asociados con una mayor productividad.

En definitiva, la persona se vuelve más eficaz y exitosa en su trabajo.

Por lo tanto, una persona es eficaz u operativa cuando tiene mayor capacidad de conseguir el resultado deseado gracias a una serie de características que posee:

                1. Afronta y resuelve los problemas.

                2. Se conoce y conoce la realidad.

                3. Basa sus logros en resultados concretos.

                4. Su rendimiento es bueno.

                5. Actúa de forma funcional y adecuada.

                6. Hace buen uso de su tiempo.

                7. Las estrategias utilizadas son eficientes, de rendimiento alto y coste bajo.

Una de las características es conocer la realidad y saber interpretarla. Aquí es donde entra en juego los pensamientos, los cuales se dividen en eficaces e ineficaces.

– Pensamientos eficaces.

Aquello que nos decimos a nosotros mismos afecta radicalmente la calidad de nuestras vidas y nuestra habilidad para hacer cosas efectivamente. Somos lo que pensamos.

Si nuestro discurso interior es positivo somos seres que creamos y emanamos energía positiva, y esto se traduce en el ámbito laboral como eficacia y productividad.

La gente de pensamiento positivo, con metas de triunfar y salir adelante va por la vida con frases como:

  • Todo va a salir bien.
  • Todo es posible.
  • Yo puedo.
  • Voy a conseguirlo.
  • Tengo fe que todo saldrá a mi favor.
  • La buena suerte siempre me acompaña.
  • Hay que tener confianza.
  • Hay que esforzarse.

Y si algo malo les sucede, la gente positiva no se derrota por el contrario su discurso es de esperanza y entonces se dicen:

  • No hay mal que por bien no venga.
  • Siempre hay que buscar el lado bueno de las cosas.
  • De todo se aprende.
  • Ha sido una experiencia enriquecedora.
  • Pase lo que pase hay que salir adelante.

Las personas positivas se definen como luchadores, emprendedores, dueños de su destino, creadores continuos de su propia película, que están dispuestos a equivocarse para aprender de sus propios errores y que dominan sus propios miedos.

Mantén conversaciones positivas contigo mismo e inmediatamente verás la diferencia en tu actitud personal, en tus acciones, en tu vida.

– Pensamientos ineficaces.

Los pensamientos ineficaces o inadecuados son las negatividades y los sentimientos pesimistas que nos invaden cuando las cosas no salen como quisiéramos.

Nos dificultan la consecución de la meta, por lo que saber detectarlos, interpretarlos y modificarlos nos ayudará en nuestro cometido.

La cadena de pensamientos negativos reiterativos dificulta la situación. Estos pensamientos surgen como consecuencia de la valoración del costo personal, del esfuerzo empleado, de las dificultades, del aburrimiento y monotonía, del tiempo utilizado, etc. Pensamientos negativos como por ejemplo:

  • Requiere mucho esfuerzo.
  • Me tengo que sacrificar mucho.
  • Los objetivos son difíciles de alcanzar.

Estos pensamientos disfuncionales aparecen cuando la persona no está contenta con el papel que desempeña y surgen como una forma de justificación.

Por todo ello, anticipar el esfuerzo y el costo que va a suponer alcanzar los objetivos lleva a la persona a ser menos competente y comprometido con el trabajo, y como consecuencia directa, a la infelicidad en esta área y en el resto de áreas de su vida.

Pensar continuamente de forma negativa sobre algo conlleva a un agotamiento tanto físico como mental, y por tanto, a un estado de ánimo bajo incompatible con ser una persona eficaz y operativa. Por todo esto, es importante estar motivado en lo que se hace, porque la motivación influye de un modo determinante sobre el rendimiento.

2.2. La dispersión de pensamiento

Hay personas que son indecisas, incapaces de tomar una decisión sin haber analizado minuciosamente cada uno de los detalles, lo que les lleva a perder mucho tiempo y no encontrar el camino a seguir. Todos esos pensamientos interfieren en su forma de ver la vida y de comportarse.

Estas personas indecisas generan pensamientos difusos y desordenados, alejados de la realidad.

La dispersión de pensamiento puede convertirse en un hábito y se hace recurrente, lo que conlleva a dejar para luego lo que hay que hacer con el consiguiente sentimiento de culpabilidad, a una mala gestión del tiempo, a estrés, etc., lo cual retroalimenta los pensamientos difusos y la desilusión.

Este fluir de pensamientos permite una entrada a puertas abiertas de pensamientos alternativos. Como consecuencia, no se concreta ninguna alternativa, o se pospone para después por no saber tomar una decisión ante la multitud de propuestas que vienen y van.

La falta de decisión ante un problema tiene como consecuencia lo siguiente:

  • Tiempo desaprovechado y perdido.
  • Ineficacia, no hacer lo que se debe de hacer. La persona se mueve de una idea a otra sin llevar ninguna a cabo.

Hay estudios que indican que los humanos no utilizamos más allá de entre el 5% y el 10% de la capacidad mental.

Nuestra constante dispersión mental nos impide ser eficaces y lograr ganar tiempo en nuestros quehaceres habituales. Pero, lo cierto es que la mayoría de nuestros actos equivocados, responden al hecho de no haber previsto la mejor manera de realizarlo.

Pensamos en tantas cosas al mismo tiempo, que al no fijar nuestra atención en una sola, ni establecer prioridad a las rapidísimas operaciones mentales, nos dispersamos y quedamos en un estado de automatismo.

Nuestra mente es tan volátil y viaja a tal velocidad de un pensamiento a otro, que para ubicarse en uno solo y concentrar su potencia, requiere de un mínimo de entrenamiento y disciplina, cuyos óptimos resultados pareciera que solo se logran con la práctica de la meditación.

Debemos sustituir la divagación por la concentración, para ello mi recomendación primera es planificar detalladamente nuestras actividades de tal manera que nos concienciemos, en cada caso, de que disponemos del tiempo necesario.

En segundo término, establecer una jerarquía que privilegie el orden en las actuaciones. Así, si planificamos los tiempos de acción de la mañana, al conocerlos para cada actuación, concentramos nuestra atención en la que nos corresponde en el momento, porque para todas las demás tenemos previsto su propio tiempo.

Nos ayudará grandemente a la concentración, ocuparnos en vez de preocuparnos por resolver las situaciones o circunstancias que se nos presenten o debamos solucionar.

2.3 Falta de previsión y supervisión

Establecer previsiones es muy importante a la hora de alcanzar los objetivos deseados, en vez de reaccionar ante las situaciones o circunstancias de forma automática e irracional.

Hay que tener en cuenta que las cosas no suceden solas, siempre se requiere a alguien para que sucedan. Por lo que no hay que dar las cosas por finalizadas antes de alcanzarlas.

Hacer las cosas propuestas, supervisarlas, consolidarlas, y no cambiar de actividad hasta finalizada ésta, será garantía de eficacia.

2.4. La postergación

La postergación es el retraso en comenzar una tarea o proyecto. La postergación puede ser un gran problema ya que dificulta, e incluso impide, que logremos nuestros objetivos. Esta conducta afecta a la mayoría de las personas, aunque no a todos en la misma medida.

Las formas más frecuentes de postergación son las siguientes:

  • Bajo presión funciono mejor y soy más productivo.
  • Antes de resolver el problema esperaré a saber hacerlo.
  • Si la tarea no está hecha es porque no quiero.
  • Hay que actuar despacio y con buena letra.
  • Ahora no estoy con ánimos para hacer el trabajo.
  • Otras veces lo he hecho en el último momento y me fue bien.
  • Ahora mismo no puedo porque tengo otras cosas que hacer súper importantes.
  • Me es imposible en este momento porque hay cosas que se escapan a mi control.
  • Me está costando tanto trabajo que ya no tengo fuerzas.
  • Lo haré en otro momento.
  • Ahora necesito despejarme un poco.
  • Si realizo algún cambio externo, el problema se verá resuelto.
  • Descansaré y luego tendré más fuerzas.

Para ser una persona con éxito debemos saber combatir las distintas postergaciones que utilizamos como justificación. Para ello podemos utilizar las siguientes estrategias:

1. Disminuir la dificultad:

Hacer que las tareas parezcan más fáciles y pequeñas evita su abandono. Hay que pensar qué puedes hacer la actividad, que estás capacitado para afrontarla.

El pensar qué puedes hacerla permitirá un aumento en la autoconfianza y en su logro.

2. Fracciona la tarea en varias partes:

Esto a su vez minimiza su dificultad y motiva.

De esta forma vas alcanzando pequeñas metas que te incentivan para la consecución del objetivo propuesto.

3. Técnica de los 5 minutos:

Esta técnica consiste en decirte a ti mismo que a la tarea sólo le vas a dedicar 5 minutos y que pasado éste intervalo de tiempo podrás cambiar de tarea.

El objetivo es crear el hábito de iniciar una tarea, que es donde la persona que posterga encuentra mayor dificultad.

Una vez iniciada la tarea, la persona habrá entrado en una dinámica que le será fácil continuar en la tarea.

4. Exponer tus planes a los demás:

Es una buena forma de hacer que inicies o no abandones la tarea, pues las personas conocedoras de tus objetivos te presionarán para que termines lo que empezaste.

5. Cambia tu entorno:

Modifica las condiciones que rodean tu entorno de trabajo si observas que las circunstancias actuales no te permiten alcanzar tus objetivos.

6. Planificar y priorizar:

Programar un día estableciendo prioridades ayudará en el inicio de la tarea.

7. Prevención de recaídas:

La anticipación de recaídas permitirá no desmotivarte al ver que aparecen imprevistos. Piensa que una recaída no es vuelta a empezar, sino que es una forma de mejorar en tu camino hacia la meta.

 2.5. Superar el pensamiento ineficaz

Para ser una persona eficaz hay que saber superar los pensamientos que afectan negativamente en el proceso de alcanzar el éxito. Para ello se pueden utilizar las siguientes estrategias:

1. Acepta si te equivocas:

Evita ser perfeccionista, porque las creencias que se mantienen de forma rígida e inflexible, te martirizan si no tienen éxito.

Por ello, el admitir la posibilidad de error no afecta de forma negativa a la efectividad. Por el contrario, hay personas que caen en el error de pensar que todo es válido, y esto afecta igualmente de forma negativa. Encontrar un término medio es lo ideal para garantizar el éxito en lo que estamos haciendo.

2. Pon en práctica tus ideas:

Hay que planificar la forma de poner en práctica nuestro pensamiento. De esta forma disminuirán las posibilidades de fracaso y la pérdida de tiempo.

3. Sé realista:

Evita pensamientos exagerados y que se alejan de la realidad.

4. Divide el problema:

Si llega el momento en el que la tarea te desborda y empiezan a surgir pensamientos ineficaces, divide el problema en tareas más fáciles y sencillas. Id alcanzando pequeños objetivos es una motivación en la consecución de la meta final.

5. Sé concreto:

Las cosas tienen que estar claras y saber hasta dónde has de llegar. Esto evitará la dispersión del pensamiento y la postergación.