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Gestión del tiempo #03 Planificación, programación y gestión del tiempo

  • Planificación.
  • Programación.
  • Normas para programar el tiempo.
  • Técnicas de programación.
  • Test de evaluación.

3.1 Planificación

Planificar es decidir qué se ha de hacer, haciendo el mejor uso de los recursos, siendo uno de ellos el tiempo. La planificación es una técnica para alcanzar los objetivos a través de la dirección correcta en un periodo de tiempo preestablecido.

La planificación intenta hacer que el futuro sea lo menos incierto posible. La planificación se adelanta y se prepara para el futuro. Así cuando se presente un problema, la persona no reacciona de forma irracional, sino que se anticipa a él resolviéndolo de forma adecuada.

Otro aspecto a resaltar en la planificación es el compromiso de la persona con la toma de decisiones. Para ello es conveniente tener en cuenta a todas las personas que estén implicadas en esa toma de decisiones.

Los pasos fundamentales en la planificación son los siguientes:

  1. Evaluar las condiciones actuales.
  2. Determinar metas y objetivos.
  3. Establecer un plan de acción.
  4. Asignar recursos.
  5. Ejecución o puesta en marcha.
  6. Control y evaluación de resultados.

Las ventajas de una buena planificación son:

  • Asegura la dirección correcta.
  • Identifica asuntos que necesitan ser resueltos.
  • Hace mejor uso de los recursos, ahorrando tiempo y energía.
  • Crea un hábito.
  • Motiva y produce satisfacción.
  • Asegura un proceso sin sobresaltos.
  • Nos permite controlar el rendimiento y el esfuerzo.
  • Consigue los mejores resultados.

3.2 Programación

Mientras que la planificación hace referencia al qué se ha de hacer, la programación se refiere al cuándo se ha de hacer y con qué medios. Programar requiere asignar los recursos, tales como el tiempo.

La planificación y la programación deben de adaptarse a cada situación particular. Lo fundamental es plantear los objetivos de forma clara, establecer las actividades a realizar, asignar los recursos adecuados y el concretar el periodo de tiempo necesario.

Las ventajas de programar son:

  • Atiende temas imprevistos.
  • Se centra en las tareas posibles.
  • Rechaza las indecisiones y las postergaciones.
  • Se centra en lo importante.
  • Evita el estrés.
  • Controla las acciones.

A la hora de programar hay que tener en cuenta los imprevistos que suelen surgir. Por ello, de todo nuestro tiempo debemos dejar tiempo sin programar.

La programación debe ser algo particular de cada uno, que abarque, además del tiempo de trabajo, otras áreas de la vida, como las sociales, las personales, las familiares, etc.

Lo primero que hay que programar son las cosas más importantes para los periodos de tiempo en los que te sientas más eficaz, obteniendo así mejores resultados en un menor tiempo. También se debe programar periodos de descanso o relax.

3.3 Normas para programar el tiempo

Programar el tiempo de forma rutinaria facilita las cosas. La programación del tiempo debe ser una decisión personal.

Normas útiles para programar el tiempo:

  • Programa tu tiempo y no tus actividades.

Antes de comenzar la jornada ten programado el tiempo, de tal forma que las tareas realizadas tengan un fin último, y no se conviertan en una serie de respuestas sin sentido.

  • El programa lo puedes tener por escrito.

De esta forma evitarás pequeños olvidos y te proporcionará mayor seguridad.

  • Asigna a cada actividad el tiempo que consideres conveniente

Pero no más, porque de lo que se trata es de llevar a cabo la actividad programada y terminarla, no de tener el tiempo ocupado.

  • Programa tu jornada alrededor de los temas más importantes.

El resto del tiempo puedes dedicarlo a actividades menos esenciales.

  • Las actividades deben programarse en función de los objetivos establecidos.

Las actividades no son lo importante, sino que lo principal es el resultado final.

  • Agrupa las acciones y asuntos interrelacionados siempre y cuando te sea posible.

De esta forma el tiempo dedicado será menor y mayor la eficacia.

  • Reserva una hora para disponer de un período de tiempo ininterrumpido que dedicar a tareas importantes, o para ti mismo.

Este tiempo lo dedicarás a cosas que te importen, desde relaciones afectivas hasta tiempo de ocio.

  • Trata de ajustar en lo posible tu programa a tus ciclos corporales.

Las tareas más importantes debes programarlas en las horas donde te sientas más eficaz, para que tu rendimiento sea siempre el adecuado.

  • Programa todas las actividades necesarias teniendo en cuenta cualquier cambio que pueda surgir, para que no afecte al programa o se quede sin realizar.
  • Incluye algún tiempo para pensar y para tu desarrollo personal. Es importante para evitar la sobrecarga.

La programación del tiempo siempre debe ser algo personal.

Es adecuado realizar una evaluación de esa programación a través de un registro diario. Éste nos permitirá conocer cómo empleamos nuestro tiempo, cuánto tiempo dedicamos a cada una de las actividades, desde las más importantes a las menos importantes, y nos ayudará a detectar los problemas que nos alejan del objetivo final y determinar por qué ocurren.

 3.4. Técnicas de programación

Vamos a mencionar las técnicas de programación más útiles para el día a día:

  • Establecer prioridades

Tener los objetivos definidos nos permite saber dónde tenemos que dirigirnos. Pero para alcanzarlos hay que llevar a cabo una serie de actividades que no se inician solas, sino que alguien debe llevarlas a cabo. Por ello, los objetivos nunca ocurren solos, suceden porque alguien hace que sucedan.

Pero intentar abarcar nosotros solos todo conduce al fracaso. Por ello es importante saber priorizar los asuntos, sabiendo cuáles son de poca o mucha importancia y el tiempo que se le debe dedicar a cada uno.

 

Antes de establecer prioridades debes haber determinado los objetivos a alcanzar, establecido las distintas actividades y el tiempo dedicado a cada una de ellas, y haber previsto los cambios que pueden ir surgiendo a lo largo del proceso.

Una vez que hayas establecido las prioridades, llega el momento de hacer la planificación y la programación del tiempo.

Hay que dedicarle tiempo a la planificación, para evitar los posibles problemas anticipándose a ellos de una manera eficaz.

Así mismo, el horario siempre debe adaptarse a nuestras necesidades personales, de tal forma que nuestro rendimiento siempre sea el adecuado.

  • Registro mensual

Una buena forma de observar el proceso es realizar un registro mensual tanto de las cosas importantes como de las menos importantes.

Hacer un registro mensual, en lugar de diario o semanal, nos permite tener una visión más amplia y general de todo el proceso.

De esta forma podremos determinar si el camino seguido es el más adecuado para la consecución de nuestro objetivo, y si el tiempo empleado en cada una de las actividades es el fijado previamente.

Registrar los pasos que damos en el proceso es una herramienta útil para motivarnos y para hacer que nuestra implicación personal sea mayor.

  • Registro semanal

El registro semanal es un registro similar al registro mensual, con la diferencia de que al registrar los objetivos dados en un período de tiempo más corto, las metas son más pequeñas, específicas y a corto plazo.

De esta forma, sabremos el tiempo dedicado a cada una de las actividades y podremos valorar si es el adecuado o no, con la finalidad de mejorar la planificación.

El registro semanal permite introducir cambios más rápidos, Si aparecen nuevos objetivos, introduciremos las actividades necesarias para alcanzarlos y el tiempo estimado en su realización.

Es importante añadir algo más de tiempo al estimado, teniendo en cuenta los posibles problemas que puedan surgir y que nos puedan interrumpir el proceso.

Si observamos el tiempo que dedicamos a cada una de las actividades por categorías (familia, ocio y descanso, trabajo, relaciones sociales, necesidades primarias, etc.) podremos determinar las horas que vamos a dedicarle a cada una semanalmente.

Una vez fijado el calendario semanal general, debes usarlo de forma orientativa para ir supervisando las distintas actividades.

Al final de la semana si hay actividades que están sin realizar, intenta realizarlas, para cumplir con lo programado.