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Gestión del tiempo #04 Leyes del tiempo

  • Principio de Pareto: la regla del 80/20.
  • El criterio ABC.
  • La ley de Parkinson.
  • La ley de Murphy.
  • Las leyes de Acosta.
  • La ley de productividad negativa.
  • Ley de Fraisse.
  • Ley de Swoboda.
  • Test de evaluación.

4.1. Principio de Pareto: la regla del 80/20

Vilfredo Pareto fue un sociólogo y economista italiano que observó su entorno y vio que la gente se dividía en dos grupos de proporciones aproximadas de 80:20 tales que el grupo minoritario, formado por un 20% de la población, manifestaba el 80% de algo y el grupo mayoritario, formado por el 80% de la población, el 20% de algo.

Este principio se ha aplicado a la política y la economía describiendo cómo el 20% de la población que ostenta el 80 % del poder político y la abundancia económica, mientras que el otro 80 % de población se repartía el 20 % restante de la riqueza y tenía poca influencia política. Así sucede, en líneas generales, con el reparto de los bienes naturales y la riqueza mundial.

 

La aplicación de esta regla del 80/20 indica que realizamos el 80% de nuestras tareas en el 20% de nuestro tiempo, y tardamos el 80% del tiempo restante en hacer solo el 20% de lo que nos queda por hacer (de 8 horas de trabajo, realizamos la mayoría de nuestras tareas en solo 1,6 horas).

Por ello, trabajaremos en ese 20% del tiempo en el que somos más productivos para llegar al 80% de los resultados. Estas actividades deben tener prioridad absoluta.

Hay que buscar las horas del día que se rinde más para obtener mejores resultados. Fuera de ese 20% hay que eliminar las tareas, pues es tiempo perdido sin obtener buenos resultados, y optar por realizar aquellas actividades que proporcionan el 80% de los resultados que esperamos.

 4.2. El criterio ABC

Es una forma más ampliada del principio de Pareto, en la que se utilizan tres conjuntos (ABC) en lugar de dos (80/20). Igualmente hace hincapié en la premisa de que la mayor parte de los resultados se obtienen en un periodo pequeño de tiempo.

El criterio ABC indica:

  • Grupo A: El 15% de las actividades produce el 65% de los resultados.
  • Grupo B: El 20% de las actividades dan lugar al 20% de los resultados.
  • Grupo C: El 65% de las actividades restantes tan sólo generan el 15% de los resultados.

De tal forma, que hay que darle prioridad a las actividades del grupo A, pues son las actividades que producen mejores resultados. De la misma forma, las actividades del grupo C deberán ser rechazadas, realizadas en el menor tiempo posible o delegadas.

 4.3. Ley de Parkinsong

La Ley de Parkinson explica por qué el trabajo se expande hasta llenar más tiempo del que se disponía para que se terminara.

Por ejemplo, si disponemos de un mes para hacer cierto trabajo, emplearemos todo ese tiempo para hacerlo y lo acabaremos en el último minuto.

Esto suele ocurrir cuando a la hora de realizar un trabajo no establecemos un tiempo determinado, de tal forma que se alarga en el tiempo e incluso, ocupa todo el tiempo disponible para su realización.

 

Al no establecer límites, lo vemos a muy largo plazo. Puede que comiences a hacer la tarea pero muy lentamente, o te pongas con ella desde el primer momento pero como dispones todavía de mucho tiempo te extiendes, y al final cuando el tiempo se te echa encima es cuando ya te pones al 100% con ello.

De forma general, las tareas tienden a dilatarse hasta ocupar todo el tiempo del que disponemos para terminarlas.

 4.4. Ley de Murphy

Edward Murphy explica cómo los proyectos pueden terminar en fracaso. El axioma básico de la teoría es el siguiente: «Si algo puede salir mal, saldrá mal», del cual se desprenden una serie de leyes:

1. Nada es tan fácil como parece.

Esta ley indica que debemos de ser objetivos a la hora de programar el tiempo, teniendo en cuenta todos los factores implicados en la tarea.

2. Todo lleva más tiempo de lo que debería.

Ésta ley hace referencia a la planificación y programación del tiempo, de tal forma que cada tarea se realice en un plazo de tiempo preestablecido y poder terminarla.

3. Si algo puede fallar, acabará por fallar y seguro que en el peor momento.

Esta nos indica que debemos aprovechar el tiempo fijado para realizar la tarea, evitando dejar las cosas para el final y teniendo en cuenta todos los imprevistos que puedan surgir.

4.5. Las leyes de Acosta

La primera ley de Acosta hace referencia a “El tiempo que requiere una tarea se incrementa cuantas más veces la interrumpimos y reanudamos”.

Cuando realizamos una tarea para alcanzar unos resultados concretos surgen interrupciones inevitables, que a veces nos impiden terminar en el tiempo estimado.

Las interrupciones son enemigas de la eficacia y la mayoría de las veces se escapan a nuestro control. Solemos sufrir múltiples de interrupciones en una jornada laboral, una cada seis u ocho minutos. Estas interrupciones nos llevan a abandonar la tarea para retomarla más tarde, lo cual nos retrasa el trabajo, a veces hasta tal punto de no saber qué estábamos haciendo.

Por otro lado, hay interrupciones que podemos evitar como por ejemplo los correos electrónicos, las llamadas telefónicas, las visitas imprevistas, etc. Para ellas podemos utilizar las siguientes estrategias:

  • Ser asertivo y saber decir “no” a tiempo.
  • Autocontrolarse y saber aplazar para otro momento las cosas.
  • Programar un periodo de tiempo para dedicarlo a estas interrupciones.

La segunda ley de Acosta hace referencia a la siguiente premisa, “Para una tarea corta, siempre se encuentra tiempo; para una larga, nunca hay tiempo”.

Las tareas que requieren un mayor tiempo siempre tendemos a posponerlas. Si las llegamos a inicial, nos surgen multitud de problemas que nos dificultan progresar en nuestro proceso.

A veces nos falta tiempo para las tareas largas o importantes actuando de forma chapucera, mientras que si la tarea es corta y menos importante solemos ser perfeccionistas y meticulosos.

Esto es un gran problema porque las tareas que requieren un periodo de tiempo más largo son las más importantes, por lo que pueden quedarse retrasadas o sin hacer, lo cual dificultará alcanzar los objetivos.

La tercera ley de acosta indica que “El valor de una tarea no crece en proporción al tiempo que se le dedica”. Por tanto, lo perfecto rara vez resulta rentable. Tan negativo es ser perfeccionista como chapucero. Lo habitual es ser perfeccionista en unas tareas y en otras ser algo chapuceros. 

4.6. La ley de la productividad negativa

Existen numerosos estudios tanto de productividad pura y dura como psicológicos que evidencian la realidad que se resume en este principio, conocido como Ley de la Productividad de Illich.

 

Después de trabajar un cierto número de horas, el rendimiento decrece hasta tal punto de hacerse negativo. Esto ocurre porque estamos limitados, y no funcionamos igual en los distintos momentos del día.

No podemos pasar en estado de máxima concentración demasiado tiempo. Podemos concentrarnos en una tarea al ciento por ciento durante 25 minutos. A partir de este umbral, nuestro rendimiento cae hasta que resulta contraproducente seguir trabajando.

Vamos a establecer ciclos de productividad de 50 minutos.

Otro asunto es que trabajar muchas horas al día es contraproducente. Si de verdad trabajamos al máximo nivel durante nuestra jornada laboral, es imposible rendir durante muchas horas seguidas.

En la curva de productividad diaria el rendimiento cae de forma dramática en las últimas horas de la tarde, así que nos basaremos en la teoría del 888 que dice, entre otras cosas, que no deberíamos trabajar más de ocho horas cada día y que es igual de importante tener un descanso de calidad que trabajar duro durante los periodos de trabajo.

Por último, la Ley de Illich nos enseña que debemos tomarnos vacaciones de vez en cuando. Cuando pasamos muchos días seguidos sin descanso, aunque cumplamos escrupulosamente con nuestro horario, acumulamos fatiga mental. Esta fatiga hace que cada día nos resulte más difícil concentrarnos y nuestras horas de trabajo sean de menor calidad.

Tener unas buenas vacaciones de vez en cuando y cambiar de actividad y de entorno de vez en cuando ayuda a mejorar nuestra productividad personal.

Comprender cuándo y cómo debemos descansar es igual de importante que saber cuándo y cómo trabajar.

 4.7. La ley de Fraisse

Esta ley sugiere que el tiempo tiene una dimensión objetiva y otra dimensión subjetiva o psicológica la cual depende del interés que provoque la actividad o del nivel de agrado que nos suscite.

Las actividades que nos resultan más desagradables o largas, nos lleva a pensar que le hemos dedicado un tiempo largo, mientras que aquellas actividades más agradables o cortas nos lleva a perder el control del tiempo, dedicándole a veces más tiempo del requerido.

De hecho, cuánto más se fragmenta una actividad más tiempo parece que dura; cuánto más interesante es una actividad, más breve parece; y cuándo tenemos tiempo de espera sin realizar ninguna actividad, siempre resulta demasiado largo.

A todos nos ocurre constantemente. Una jornada laboral interesante se pasa volando pero puede parecer que hemos estado una eternidad de tiempo haciendo algo que no nos gusta cuando en realidad no hemos estado más de 30 minutos.

Durante este tiempo que se nos hace eterno, podemos caer en el desánimo por la falta de motivación para terminar algo.

La solución es que busquemos una alternativa para que sean periodos de tiempo agradables, buscando motivos para disfrutar con lo que haces. Poder escuchar música que nos anime mientras realizamos la tarea es muy positivo.

A nivel de tarea, siempre hay cosas que nos gustan menos que otras. Intenta hacer primero las cosas que menos te gustan, cuando tu nivel de energía está al máximo.

Esto reducirá el tiempo que les dedicamos y podremos emplear el resto a tareas que nos gustan más.

Es muy negativo mirar constantemente el reloj para ver cuánto falta para tu hora de salida.

No solo estarás perdiendo el tiempo sino que, por la Ley de Fraisse, este tiempo te parecerá mucho más largo si te aburres.

4.8. La ley de Swoboda

La Ley de Swoboda o ley de los ritmos biológicos muestra cómo las personas están sometidas a múltiples ritmos biológicos que deben ser tenidos en cuenta a la hora de programar las actividades.

Conocer nuestros ritmos biológicos permitirá saber en qué momentos del día nuestro rendimiento es mayor.

Con este conocimiento realizaremos las actividades más complejas en dichos periodos, dejando para los periodos de baja productividad aquellas actividades más simples.

Por ejemplo, las personas matutinas funcionan mejor por la mañana, mientras que las personas vespertinas lo suelen hacer mejor por la tarde.

Según parece, nuestra naturaleza humana funciona según un ciclo biológico diario vinculado a la producción de la hormona “cortisol”: el “ciclo circadiano“. Según este ciclo, distintos momentos del día se corresponden con mayores o menores disposiciones de energía:

 

Esta realidad parece tener sus excepciones, como quienes sacan mucho más rendimiento intelectual por la noche que por el día.

Además, la experiencia parece indicar que cada uno de nosotros tenemos un ciclo vital algo diferente con picos y valles de energía en uno u otro momento del día/noche.

Llama la atención como muchas personas vivimos como si nada de esto existiera:

  • A veces nos empeñamos en tareas de alto nivel de exigencia cuando no estamos plenos de energía o incluso cuando la tenemos “bajo mínimos”

Todo esto es un reflejo de la confusión inconsciente que tiene lugar al entender el trabajo como sinónimo de “meter horas”.

Pero la influencia de todo esto en la motivación y en la productividad es muy importante, así que quizás estaría bien que fijáramos nuestra atención en los diferentes momentos energéticos a lo largo del día.

Considerar nuestros niveles de energía supondría dejar de actuar como si fuéramos super-héroes y sería un paso hacia adelante en nuestra productividad.  Podríamos tener en cuenta otros criterios para seleccionar las tareas más productivas en cada momento.

Una pregunta desde la que empezar a tener todo esto en cuenta podría ser, por ejemplo, ¿Cómo puedo conjugar los niveles de energía en mi planificación diaria o en la organización de reuniones?

Según David Allen, para decidir sobre la marcha qué hacer en un momento dado, existen cuatro criterios, que debes aplicar en el siguiente orden:

1. Situación o Contexto

Aunque muchas próximas acciones se pueden llevar a cabo en cualquier lugar, la mayoría requieren o que te encuentres en una ubicación específica (tu casa, la oficina, el supermercado) o que tengas una determinada herramienta a mano (el teléfono, el ordenador).

En ocasiones puede también resultar útil considerar una persona como situación o contexto. Si por ejemplo tienes que hablar algo importante con tu jefe y debes hacerlo cara a cara, el contexto podría ser “con mi jefe en persona”, ya que en realidad da igual que sea en la oficina o en una cafetería.

Lo primero que debes tener en cuenta por tanto al decidir qué hacer son todas estas limitaciones y excluir las próximas acciones que requieren una situación o contexto distinto al que te encuentras.

2. Tiempo Disponible

Lo siguiente que debes tener en cuenta es el tiempo del que dispones antes de tu siguiente compromiso en la agenda.

Si tienes que asistir a una reunión que empieza en diez minutos no tiene sentido que comiences una próxima acción que te va a llevar media hora.

Excluye también por tanto las próximas acciones que requieren más tiempo del que tienes en este momento.

3. Energía Disponible

Por desgracia tu nivel de energía al final de una dura jornada de trabajo no es el mismo que a primera hora de la mañana.

Afortunadamente no todas tus próximas acciones requieren el mismo nivel de atención y energía, sea ésta física o mental, así que normalmente encontrarás con facilidad próximas acciones que se adecuen a tu nivel de energía en cada momento.

Ten siempre en cuenta cuál es tu nivel actual de energía y evita las próximas acciones que necesiten un nivel mayor.

4. Prioridad

Una vez que has tenido en cuenta tu situación, el tiempo y la energía de que dispones, debes plantearte cuál de entre todas las próximas acciones que aún no has excluido te va a proporcionar un retorno mayor.

Este último paso depende en gran medida de tu intuición, aunque los otros dos modelos que veremos en semanas sucesivas te serán de gran ayuda a la hora de decidir qué hacer en primer lugar.