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Gestión del tiempo #05 Gestión anticipativa y reactiva

  • Cómo priorizar.
  • Gestión proactiva o anticipativa.
  • Gestión reactiva.
  • Resistencia al cambio.

5.1 Cómo priorizar

Saber priorizar es fundamental, pues el tiempo es un recurso muy valioso. Generalmente, dedicamos más tiempo a lo urgente, ya sea importante o no, o a lo más fácil, sencillo o cómodo.

Perdemos mucho tiempo con cosas no importantes, es por eso que lo correcto es centrar nuestros esfuerzos en las cosas importantes y dejar las cosas menos importantes para los tiempos libres, de tal forma que las actividades que te llevan directamente hacia tus objetivos sean las primeras en realizarse.

Es muy importante que tengas claro lo que quieres, de cuáles son tus objetivos, esto facilitará el modo de priorizar.

Pero a la hora de priorizar las actividades, debes tener en cuenta tanto las actividades importantes y las no importantes, así como las actividades urgentes como las no urgentes.

Las actividades importantes son aquellas que se pueden planificar y contribuyen a la consecución de los objetivos propuestos.

Mientras que las actividades urgentes son aquellas que no se pueden planificar porque surgen de repente y requieren ser realizadas de inmediato para que no pierdan su eficacia, independientemente de su contribución al logro de los objetivos.

Lo correcto es dedicarle más tiempo a las actividades importantes que a las actividades urgentes.

Para tomar la decisión de qué actividades son por las que tenemos que empezar es conveniente construir una matriz en función de dos criterios: la importancia y la urgencia de la actividad.

Matriz de prioridad
 

URGENCIA

  BAJA MEDIA ALTA
 

IMPORTANCIA

 

BAJA 1 4 7
MEDIA 2 5 8
ALTA 3 6 9

Con esta matriz podemos determinar las trampas en las que nos hacen caer las actividades importantes y poco urgentes (3), así como las actividades muy urgentes pero poco importantes (7).

Las actividades 3, importantes y poco urgentes, se van postergando hasta que llega un momento en que se convierten en 2 (importantes con una urgencia media) y, si seguimos sin hacerlas terminan convirtiéndose en actividades 1 (urgentes e importantes).

Llegado este momento hay tantas actividades 1 que tenemos que dejar alguna sin hacer, posponiendo para el último día la tarea, invirtiéndose más tiempo que si se hubiera hecho en un principio.

Esto nos lleva a un estado de crisis, con la consiguiente bajada de rendimiento. De tal forma que ahora la actividades, además de tener importancia, se han convertido en urgentes.

Ante esta crisis que provocan las urgencias, una buena solución es, preguntarnos si la actividad es más importante que aquellas que estaban planificadas.

La mayoría de las actividades importantes son de dirección. Suelen ser tareas largas, complejas, difíciles, y normalmente, poco delegables. Como no son urgentes, es difícil no caer en la trampa de posponerlas.

Esto es lo que dificultad llevar a cabo siempre las actividades más importantes. No teniendo en cuenta la urgencia de la tarea y solo centrándonos en su importancia el problema se verá solucionado.

Las actividades 7, urgentes pero no importantes, nos impiden dedicar tiempo a las actividades verdaderamente importantes, de tal forma que nos mantenemos ocupados todo el tiempo pero siendo poco efectivos.

En resumen, las tareas urgentes no importantes, si no se atienden, suelen terminar siendo insignificantes.

El problema surge cuando se atienden dedicándole demasiado tiempo. Las tareas importantes pero no urgentes, si no se afrontan terminan provocando una crisis, de tal manera que nos impiden ver las que realmente son importantes.

El estar dedicado a las cosas importantes pero no urgentes, te libera del estrés y la crisis, y te hace ser más efectivo y exitoso en cualquier actividad.

Aquí es donde entra en juego la cuarta ley de Acosta

Las personas eficaces dedican cuatro veces más tiempo a las actividades importantes que a las urgentes”

Pero para priorizar las actividades, además de diferenciar las importantes y las urgentes, tenemos que clasificar las actividades en dos grupos:

  1. Proactivas o anticipativas: dependen de uno mismo.
  2. Reactivas: dependen de otras personas (compañeros, proveedores, clientes, jefes etc.).

5.2. Gestión proactiva o anticipativa

La gestión proactiva o anticipativa es la que prevé, anticipa y planea los cambios y crisis que pueden ir surgiendo, por eso depende de uno mismo. Se trata de una cuestión importante para alcanzar los objetivos.

El cambio se ha iniciado como anticipación a situaciones externas que se han producido. Esta respuesta indica un buen funcionamiento, por lo que el resultado final no se ve afectado de forma negativa. Por ejemplo, iniciar un programa de incentivos planificado con anterioridad.

La gestión proactiva o anticipativa se caracteriza por:

  • Establecer prioridades para poder planificar.
  • Tener en cuenta la importancia de las actividades.
  • Permitir prever los posibles cambios y decisiones futuras que puedan afectar al proceso y estar preparados para enfrentarse a ellos cuando sucedan.

5.3. Gestión reactiva

La gestión reactiva es aquella que se produce como reacción a los cambios o crisis que van sucediendo.

Es una gestión que no se planea y que no depende de uno mismo. Por ello, el problema es más de los demás que nuestro, lo cual le resta importancia.

La gestión reactiva surge como respuesta a un fenómeno, es decir, se detecta la necesidad del cambio, por lo tanto, se preparan los pasos necesarios para hacer frente a las presiones del entorno que han aparecido.

El cambio reactivo se da cuando las circunstancias que en ese momento están provocando el cambio, van a tener un gran impacto negativo en el proceso y, en consecuencia, están forzando a modificar la situación actual. Por ejemplo, responder a una llamada telefónica.

La gestión reactiva se caracteriza por:

  • No establecer prioridades.
  • Tener en cuenta la urgencia de las tareas más que su importancia.
  • Posponer los objetivos.

La diferencia entre proactivo y reactivo puede indicarnos qué cosas son importantes en nuestra planificación y programación. Aunque por regla general, lo proactivo suele ser más importante y lo reactivo más urgente que importante.

 5.4. Resistencia al cambio

Ante la posibilidad de cambio que se pueda producir, juega un papel fundamental la resistencia a ese cambio, entendida como todo fenómeno que obstaculiza el proceso en su inicio o su desarrollo a través de un intento de mantener la situación previa existente.

De tal forma que la resistencia al cambio se asemeja al concepto de inercia al cambio, entendido éste como la falta de flexibilidad y de intención de cambiar, insistiendo en que las funciones existentes son las más adecuadas.

 

La resistencia al cambio puede ser positiva cuando las formas actuales son eficientes, pero cuando no lo son, se convierte en un problema, pues plantea un obstáculo al proceso de cambio.

Aún así, cualquier conducta de resistencia nos estaría indicando que algo no está funcionando adecuadamente, por lo que determinar esos aspectos, prestarle atención y hacerles frente sería lo más acertado.

Las causas de resistencia son un factor importante a considerar en un proceso de cambio, ya que una adecuada gestión de las mismas influirá en el éxito o fracaso del logro de los objetivos.