Gestión del tiempo #06 Los ladrones del tiempo

Planificando actividades
Las interrupciones.
El teléfono.
Objetivos y prioridades confusos y cambiantes.
No autoimponerse fecha límite.
Delegación insuficiente.
Entorno desordenado.
Trabajar en ambientes inadecuados.
No saber decir “NO”.
No tener organización ni planificación.
Pasar de un tema a otro sin establecer prioridades.
Distractores.

6.1. Planificando activiadades

Las actividades son muchas y variadas, establecer prioridades de cada una de ellas es lo que nos llevará a ser eficaces. La importancia de las actividades vendrá dada por su relación con el logro de los objetivos.

Una vez que hemos priorizado las actividades, podemos empezar a planificarlas. Planificando nos anticipamos a los acontecimientos, dedicándole el tiempo necesario.

En la planificación debemos de ser objetivos, estableciendo las metas que creemos vamos a alcanzar, teniendo en cuenta los ladrones de tiempo y los imprevistos.

Por ello, sólo debemos planificar el 80% del tiempo, y el 20% restante se empleará para dichos imprevistos y ladrones de tiempo. Si se planifica el 100% del tiempo disponible, no se podrán resolver todas las tareas, generando una gran cantidad de estrés.

Los imprevistos son actividades urgentes que no se pueden planificar y que suelen desplazar a las actividades más importantes (pero menos urgentes). Ese es el gran problema, que normalmente respondemos de forma automática a un imprevisto, lo cual nos aleja de atender otra actividad más importante, dejándola para más tarde.

Los ladrones del tiempo son aspectos que nos restan tiempo, que hacen que no utilicemos el tiempo de forma óptima. Los ladrones de tiempo pueden ser internos o externos.

Algunos ladrones del tiempo internos son:

Los jefes.
Los compañeros.
Falta de información.
Problemas de comunicación.
Objetivos poco claros, difusos o abstractos, o falta de ellos.
Reuniones imprevistas o sin planificar.
Urgencias de última hora.
Uno mismo: ser desorganizado, estar saturado o desbordado, no saber decir “NO”, posponer las cosas para después, ser perfeccionista, cambiar de tareas sin haberlas terminado, desmotivación, etc.

Respecto a los ladrones del tiempo externos, podemos destacar los siguientes:

Interrupciones de otros que restan valor, o no lo añaden.
Esperas.
Reuniones sin orden del día o sin acta.
Familiares o amigos dependientes.
Urgencias de todo tipo.

6.2. Las interrupciones

Las Interrupciones son uno de los enemigos más potentes de la productividad y por ende, del rendimiento, pues por mínimas que sean, tienen consecuencias negativas.

Ejemplo de interrupciones son, las visitas inesperadas, las reuniones no programadas, las conversaciones que nada tienen que ver con los objetivos, las llamadas telefónicas, etc.

Las interrupciones impiden trabajar de forma continuada, rompen el ritmo de trabajo, la intensidad y la concentración, haciendo que el trabajo sea menos eficaz.

Consecuencias de las interrupciones:

Retrasan el trabajo.
Te alejan de los objetivos deseados, lo cual produce estrés y ansiedad.
Producen desmotivación y desinterés.
Afectan a la autoeficacia, porque impiden realizar trabajo y terminar las tareas.

Por tanto, es importante protegerse de las interrupciones y saber combatirlas cuando aparezcan.

Es importante tener claro que las interrupciones nunca se podrán eliminar por completo, pero no hacer nada sólo aumentará el problema. Hay que aprender a manejarlas y controlarlas de la mejor manera, intentando que los efectos negativos sean los mínimos.

Las interrupciones se pueden tratar de dos formas:

Evitarlas, en la medida de lo posible.
Dedicarle el mínimo tiempo posible.

Para ello, podemos actuar utilizando las siguientes estrategias:

Tener presente que van a surgir interrupciones para estar preparado cuando lleguen.
Muchas interrupciones son tareas que te encargan o te piden, por lo que anótalas en un papel para llevarlas a cabo en otro momento.
De forma asertiva pero firme y tajante, cortar la interrupción.
Redirigir la interrupción hacia el foco que nos interesa para no alejarnos demasiado del objetivo.

Podemos recurrir al “sí, pero…”: “Sí, estoy muy interesado en el tema que me planteas y me encantaría quedarme contigo y comentarlo, pero he de terminar dentro de diez minutos la tarea que estaba realizando. En otro momento quedamos y lo seguimos discutiendo”.

Reducir nuestra accesibilidad con conductas que hagan ver a los demás que estamos ocupados (por ejemplo, utilizar auriculares, ponernos delante del ordenador y empezar a pulsar las teclas, hacer el ademán de descolgar el teléfono, mantener la puerta cerrada, etc.).
Evitar distractores, como por ejemplo, el uso del móvil.
Si las interrupciones son muy repetidas, trabajar en bloques pequeños de tiempo es una buena solución.

6.3. El teléfono

Los malos hábitos en el uso del teléfono, como por ejemplo, las conversaciones largas y triviales, responder indistintamente a cualquier llamada, o no ignorar o apagar el móvil, desencadenan consecuencias negativas en el trabajo.

Las consecuencias negativas más importantes son:

Desconcentración, con la consiguiente pérdida de tiempo y de energía.
Interrumpe el ritmo de trabajo y cuesta más esfuerzo volver a retomar la tarea.
Al cambiar una tarea por otra, no se es consciente realmente de estar desatendiendo los objetivos, por lo que no se ve como un problema.
Interrumpe los periodos de descanso, evitando así desconectar.

Si necesitamos usar el teléfono tenemos que valorar si es el medio de comunicación más eficaz o podemos recurrir a otro, como por ejemplo, el email.

Podemos utilizar las siguientes estrategias para vencer el mal uso del teléfono:

Tener claro que el teléfono sólo es una herramienta, utilizarlo sólo para generar resultados.
Preparar una lista de las llamadas que debemos realizar y recibir. Para las llamadas a recibir, hacer una criba en función de su importancia. Para ello, recurrir a la secretaria, o a un teléfono que refleje el número que nos llama para identificar si la llamada es o no importante, o activar el contestador.
Hacer y recibir el menor número de llamadas.
Si tienes que realizar varias llamadas, intenta agruparlas todas en un mismo bloque de tiempo.
Realizar las llamadas en momentos que sepamos que vamos a obtener respuesta.
Tener siempre a mano la información que vamos a necesitar en la llamada, para que la comunicación sea fluida y se eviten las extensiones en el tiempo.
Tener siempre presente el objetivo de nuestra llamada, para no desviar la atención del tema principal.
Intentar ser claro, breve y preciso.
Centrar la atención en el tema principal.
Anotar cualquier duda que pueda surgir, durante la llamada o al colgar.
Anotar, también, quién nos ha llamado, la fecha y hora de la llamada, para poder contactar más tarde.
Si estás realizando una tarea importante, intenta silenciar el móvil para evitar distracciones.

6.4. Objetivos y prioridades confusos y cambiantes

Los objetivos tienen que ser claros y estar bien definidos. Para ello, deben cumplir varios requisitos:

Ser propios y asumidos por cada uno.
Concretos y específicos.
Pocos e importantes, pero que abarquen todas las facetas.
Medibles o cuantificables.
Que sean compatibles.
Que se puedan alcanzar.
Estar por escrito.

Si los objetivos no son claros o no están bien definidos, no podremos establecer prioridades, y por tanto, no podremos planificar las actividades, y por ende, anticiparnos a los acontecimientos.

6.5. No autoimponerse una fecha límite

Asignar tiempo a una actividad es importante porque permite incrementar el éxito en el proceso y con ello, el logro de los objetivos planteados.

Pero para optimizar el tiempo, debemos tener en cuenta que tenemos que priorizar, planificar y delegar. De hecho, planificar no es perder el tiempo, es invertirlo de forma adecuada, ya que la no planificación lleva a una dilatación de las tareas hasta ocupar todo el tiempo disponible.

Cuanto más y mejor se planifique, menos interviene el factor azar, y de forma más eficaz permanecemos ocupados.

Cuando se preparan las cosas que hay que hacer durante el día y se cumple ese plan, la persona se sentirá útil, ocupada y plena. De lo contrario, la crisis y el estrés se apoderarán rápidamente de la persona.

Existen algunos mitos respecto al tiempo que conducen a comportamientos inadecuados y contraproducentes:

Un adecuado uso del tiempo no significa trabajar más horas.
Para hacer un buen uso del tiempo se ha de restar tiempo a las tareas.
Es mejor dedicarle tiempo a varias actividades a la vez, que a una sola.
Sentirse ocupado todo el tiempo es la mejor forma de alcanzar los resultados deseados.
Para que el tiempo se fructífero, lo adecuado es reducir el tiempo en cada una de las actividades.
Controlando el tiempo se pierden asuntos inesperados pero interesantes.
Para alcanzar los objetivos es necesario hacer todas las actividades uno mismo aunque no se disponga del tiempo suficiente.
Hay que tomarse el tiempo necesario para que las decisiones sean las más adecuadas y no nos equivoquemos.

Resumiendo, el tiempo juega un papel esencial en todo el proceso, y si no lo usamos de forma adecuada no podremos alcanzar los resultados deseados.

6.6. Delegación insuficiente

A la hora de gestionar nuestro tiempo tenemos que tener en cuenta la delegación. Una vez que hemos priorizado y planificado nuestras actividades, podemos delegar algunas de ellas.

Si no somos capaces de delegar, porque pensamos que somos capaces de realizar todas las tareas nosotros mismos, y que somos imprescindibles, estamos cayendo en un gran error que sólo nos llevará al fracaso.

Así mismo, hay que saber qué es lo que realmente podemos delegar. Para ello, debemos clasificar nuestras actividades en función de su importancia:

Actividades indelegables (muy importantes):

Por distintos motivos, como por ejemplo, por nuestra formación, por nuestro puesto, etc., son actividades que no podemos delegar y tenemos que asumir nosotros mismos porque forman la base de nuestro trabajo.

Actividades necesarias pero que podemos delegar (importancia media):

Son actividades que podemos delegar siempre y cuando dispongamos de la persona adecuada.

Siempre debemos preguntarnos, qué, por qué, para qué, a quién, cuándo, durante cuánto tiempo y cómo lo debemos delegar. Además, tenemos que tener en cuenta que la delegación puede ser tanto descendente como ascendente.

Actividades delegables (poco importantes):

Son actividades que más que ayudarnos a alcanzar nuestros objetivos, nos llevan a una pérdida de tiempo. Por eso, tenemos que dedicarle el menor tiempo posible, recurriendo para ello a la delegación.

Hay que tener siempre presente, que el acto de delegar es algo positivo para crecer profesionalmente y por supuesto, para poder alcanzar nuestros objetivos.

Los objetivos deseados sólo se podrán alcanzar a través del desarrollo de las distintas funciones y de la realización de las tareas por medio del equipo de trabajo. Por ello, el reparto de funciones es necesario para lograr muchos de los objetivos.

Al mismo tiempo que la delegación es un aspecto importante y necesario como forma de aprovechar el tiempo, también plantea una serie de problemas. Uno de los problemas es la forma de delegar, que en muchas ocasiones se hace mal.

Esto es así porque el acto de delegar es difícil, porque hay quien asignando funciones piensa que está renunciando a sus obligaciones y/o sus responsabilidades.

Otro problema que se presenta con la delegación es saber qué es lo que se puede delegar. Pero está claro que para poder abarcar más funciones, hay que desprenderse de otras. Las tareas más importantes son las primeras que se deben de realizar para hacer un buen uso del tiempo.

Tiempo es un recurso muy limitado y más aún, para el jefe de un equipo de trabajo. Por lo que saber delegar de forma inteligente, sabiendo y aceptando que todas las funciones delegables se han de traspasar a otros, es la clave del éxito.

La delegación es por tanto una importante habilidad, que no siempre se desarrolla de la mejor forma y que requiere buscar siempre el mejor equilibrio en el reparto de funciones, y proporcionar la formación necesaria para poder realizarlas con éxito.

Existen muchos motivos por los que las personas tienen miedo a delegar:

Uno de ellos es, caer en una espiral de difícil salida, en la que el jefe no delega porque cree no tener personas competentes, al mismo tiempo que los trabajadores piensan que si no se les delega no podrán adquirir nuevas habilidades y crecer profesionalmente.
Otra causa es las consecuencias negativas obtenidas al delegar en situaciones pasadas. Por lo que existe un miedo fundado a que pueda volver a ocurrir lo mismo.
La última causa hace referencia a sentir que la persona en la que se delega sea más valiosa o más competente, haciendo su trabajo mejor que el jefe. Esto provoca una gran presión en el jefe, empujándole a mantener la exclusividad y la autoridad de forma negativa.

Para evitar todos estos problemas debemos de tener claro que delegar es algo necesario para alcanzar nuestros propósitos.

De tal forma que, para emplear adecuadamente nuestro tiempo hay que saber simplificar nuestro trabajo, al mismo tiempo que brindamos la oportunidad al equipo (como a nosotros mismos) de desarrollarse profesionalmente.

Una vez aceptada la importancia de delegar, hay que decidir qué es lo que debemos delegar y qué es lo no podemos delegar.

Se deben delegar aquellas actividades que:

Nosotros no estamos totalmente capacitados para desempeñar, y disponemos de personas que sí lo están.
No estamos muy motivados y no exige que sea realizada por alguien en concreto.
Nos ocupa demasiado tiempo de trabajo.
Proporciona una formación interesante para alguien que en ese momento la necesita para acceder a puestos de mayor responsabilidad.

En conclusión, se delega todo aquello que se puede delegar y además, disponemos de personas capacitadas para ello.

No debemos delegar aquellas actividades que afectan a:

La política de la empresa.
El establecimiento de objetivos.
La motivación y el liderazgo del grupo.
El reparto de tareas.
El control.
El clima laboral.
Los canales de información.

Para llevar a cabo una delegación eficaz debemos tener en cuenta estas normas básicas:

Analizar los objetivos que queremos lograr. Tanto los objetivos a corto, medio, como a largo plazo.
Definir de forma clara y concisa las funciones que se delegan.
Comunicar al resto del equipo implicado qué funciones son las que se van a realizar y su correspondiente información.
Hacer un seguimiento de las metas alcanzadas, sobre todo al principio, luego se puede ir desvaneciendo este control.
Aceptar que pueden cometerse errores, e intentar solucionarlos sin que esto perjudique el proceso.

Si no tenemos en cuenta todo lo anterior, lo más probable es que la delegación fracase. De hecho, los motivos del fracaso pueden ser varios:

Miedo a que la persona en la que se delega realice su trabajo mejor que nosotros.
No confiar en la capacidad de a quien se delega.
Miedo a la incertidumbre.
Mala aceptación de las críticas.
Delegar las tareas como algo ajeno a los resultados.
No definir el rendimiento eficaz.
No atribuir responsabilidades de forma adecuada.
No proporcionar la formación necesaria para desempeñar la función.
Interferencias en los canales de comunicación.
Intentar ser perfeccionistas y perder demasiado tiempo.
Tener como principal interés impresionar a la persona en la que se delega.
No llevar a cabo técnicas de seguimiento y control efectivas.
No aceptar equivocarse o cometer errores en el proceso.

Como podemos observar, la delegación es una importante como necesaria herramienta en el proceso, pues disminuye el tiempo dedicado por el jefe en una determinada función.

Pero hay que tener presente que, por otro lado la delegación exige tiempo, como es aquel que se necesita para formar a los colaboradores, informarlos, poner en práctica lo acordado y hacer un seguimiento y control adecuado.

6.7. Entorno desordenado

Tener un puesto de trabajo que se destaque por ser desorganizado no es lo más funcional para alcanzar nuestros objetivos.

Un despacho desorganizado, con montañas de papeles sobre la mesa, con unos papeles sobre otros, con cosas en el escritorio que no se utilizan de forma diaria, etc., afectan al buen uso del tiempo.

Para evitar tener un entorno desordenado podemos seguir las siguientes estrategias:

Utilizar el puesto de trabajo para trabajar, no para almacenar.
Todo lo que no contribuya a la realización de las tareas, lo desechamos, para evitar la desconcentración. Podemos optar por buscarle otro lugar.
El papeleo apilado sobre la mesa supone una pérdida de tiempo a la hora de intentar localizarlo, o una mayor dificultad de encontrarlo en el momento en el que se necesite.
Hacer un buen uso de los papeles para evitar almacenarlos de forma innecesaria. Para ello, debemos saber clasificarlos en papeles que requieren ser procesados de forma inmediata, papeles que contienen información de interés pero se pueden guardar, o aquellos que se pueden desechar automáticamente.
Ante cada papel que nos llegue, llevar a cabo una acción inmediata, evitando así su olvido, su almacenamiento o su pérdida.
Podemos recurrir al archivo para almacenar la información importante y para recuperarla cuando sea necesario.

Para ello, etiquetamos las carpetas de forma clara y concisa; la información más importante se posiciona delante; utilizamos como criterio para archivar el asunto, en vez de la fecha; escribimos con lápiz la fecha en la que el documento ya se puede eliminar; no cargamos demasiado los archivadores, permitiendo así un mejor manejo de los mismos; y una vez utilizado el documento debe ser guardado de forma inmediata en su lugar correspondiente.

6.8. Trabajar en ambientes inadecuados

Los ambientes inadecuados producen problemas de concentración. Tener un ambiente práctico y funcional contribuye a la eficacia de nuestro trabajo. Por ello, el escritorio y el asiento deben de ser cómodos, porque es dónde vamos a pasar largos periodos de tiempo. Intenta cambiar de lugar y de postura cada vez que sea posible.

Una buena forma de hacerlo es aprovechar las tareas en las que no es requisito indispensable permanecer sentado, para levantarse y cambiar de posición (por ejemplo, atender una llamada, recibir visitas, etc.).

El escritorio debe estar adaptado a tus necesidades, en cuestiones como la altura, la superficie, el material, etc. Debe tener como fin último, realizar adecuadamente tu trabajo. Todas aquellas cosas innecesarias a la hora de realizar tu trabajo, sobran.

Una altura y anchura adecuada del escritorio permitirá acceder a toda la superficie, sin necesidad de realizar movimientos que restan tiempo.

El color de la mesa también gana importancia a la hora de facilitarnos el trabajo. De tal manera que, un escritorio oscuro y mate permiten un mayor contraste con los papeles con los que trabajas. De esta forma, en el escritorio resaltarán más los papeles y permitirán un mejor manejo de ellos.

Los objetos que aparecen en la mayoría de los escritorios tales como, fotografías, obras de arte, recuerdos, etc., ocupan espacio y son buenos distractores.

Para saber cuáles de estos objetos son realmente necesarios mantener en el escritorio, recurre a la pregunta de ¿realmente me ayudan en mi trabajo? Si la respuesta es positiva, intenta ubicarlos de tal forma que no interfieran demasiado en tu trabajo; pero si por el contrario, la respuesta es negativa, búscale otro lugar más adecuado.

Todo lo que se encuentre en el escritorio debe ayudarnos en nuestro trabajo, no distraernos, interrumpir o evitar nuestro trabajo.

Otros elementos importantes a tener en cuenta dentro del escritorio son los cajones, pues es otro lugar de almacenamiento, la mayoría de las veces inadecuado.

Su uso principal debe ser el tener a mano cualquier cosa que en un momento determinado podamos necesitar, todo lo demás que no contribuya a éste cometido, sobra.

Así mismo, un buen sillón es necesario por el largo tiempo que vamos a permanecer en él.

Un sillón adecuado debe permitirte estar sentado de forma correcta y facilitarte los movimientos necesarios para realizar tu trabajo. De esta forma, se prevendrán los frecuentes problemas de espalda que se sufren por las posturas inadecuadas al sentarnos.

Otro aspecto importante es la iluminación. La luz ambiental debe ser suave y cálida, para evitar problemas de vista cansada. Hay que tener en cuenta la intensidad y la disposición de la luz a la hora de trabajar.

Otro caso de ambiente inadecuado es el referido al descuido de las condiciones ambientales de temperatura y ventilación.

Un ambiente demasiado fresco o demasiado caluroso, afecta de forma negativa en la concentración y en el buen desarrollo del trabajo. Igual ocurre con una habitación poco ventilada.

6.9 Saber decir NO

No saber decir “NO” a tiempo supone dedicarle tiempo a algo de menor importancia y que no nos compete. Si en un momento determinado dices “SI” cuando realmente lo que querías decir era “NO”, obtendrás recompensa a corto plazo, pero a largo plazo sólo frustración.

La solución está en ser asertivo.

Ante una determinada situación comprometedora, la forma de responder puede ser:

Agresiva: es una respuesta autoritaria, susceptible y carente de empatía y autocrítica.
Sumisa: es una respuesta en la que persona no defiende sus derechos, respetando a los demás pero no a sí misma. Esto no desencadena ninguna situación desagradable ni tensa, pero cede y acepta todo aunque le parezca injusto.
Asertiva: la persona responde conociendo sus derechos y los defiende respetando a los demás. No se enfada ni discute si algo no le gusta o molesta, pues sabe defender su postura de forma cordial y sin acritud.

La asertividad es una habilidad social muy importante en cualquier contexto, pero particularmente, en el lugar del trabajo.

Ser asertivo es defender los propios derechos sin atacar al otro, puesto que no hay ningún tipo de agresión o dominación hacia la otra persona.

Es expresar nuestros puntos de vista respetando el de los demás, diciendo claramente lo que deseamos, queremos, o sentimos.

Decirle a un compañero o colaborador que en estos momentos no podemos atenderle que lo haremos con gusto en otro momento, no significa que rechacemos su persona.

Hay que tener claro que, ser asertivo no significa querer llevar siempre la razón, sino expresar nuestras opiniones y puntos de vista, sean estos correctos o no.

Pues ser asertivo tiene sus ventajas:

Reduce el estrés.
Aumenta la productividad.
Tenemos más control de nuestras vidas.

6.10. No tener organización ni planificación

Ya sabemos que para gestionar adecuadamente nuestro tiempo laboral tenemos que planificar.

Es adecuado elaborar un plan de trabajo antes de empezar una actividad. Debemos planificar, así como programar todas las actividades. Pues la mayoría de las veces dedicamos más tiempo del necesario en decidir por dónde empezar y qué actividad es la más importante, que luego el tiempo que dedicamos a la tarea en cuestión.

Planificar es decidir qué se ha de hacer. Con la planificación nos anticipamos a los acontecimientos, intentando minimizar las posibles incertidumbres que se presentarán en el futuro. Cuanto mejor sea la planificación, menos inseguro será el futuro.

Debemos planificar, de forma diaria, semanal, o mensual, lo que prevemos que vamos a cumplir, sin olvidar los ladrones de tiempo y los imprevistos.

De tal forma, que estemos preparados para las distintas circunstancias que se puedan presentar.

Planificar las actividades con flexibilidad nos permitirá poder atender temas imprevistos, pero igualmente interesantes, sin dedicarles mucho tiempo y esfuerzo en solucionarlos.

Una importante consecuencia de la planificación está en el compromiso con la decisión tomada. De tal forma, que si consultamos a todo el personal implicada en ella, se sentirán parte de esa toma de decisiones, y esto contribuirá a unos mejores resultados.

También tenemos que tener en cuenta que debemos planificar a corto, medio y largo plazo.

Una vez establecidos los objetivos, se determinan las metas intermedias y las metas a corto plazo. Todas estas metas nos llevarán a alcanzar la meta final, que sería el objetivo a largo plazo que deseamos alcanzar.

La planificación es una herramienta necesaria, porque incrementa la probabilidad de que se realicen las actividades, al mismo tiempo que facilita compaginarlo con la vida personal.

Al planificar tenemos una visión general de las actividades a realizar, asignándole el tiempo suficiente y anticipándose a los posibles imprevistos.

Debemos organizar y planificar los compromisos y las obligaciones, las tareas y los proyectos.

Para llevar a cabo una buena planificación del tiempo podemos tener en cuenta estas recomendaciones:

A la hora de planificar tenemos que considerar el tiempo de forma general. Tener en cuenta los momentos más fuertes y lo más débiles, el tiempo de descanso, el tiempo para los imprevistos, y el tiempo para la vida personal. De tal forma, que evitemos llegar a momentos de crisis y de estrés.
A la hora de planificar, hay que tener en cuenta el tiempo programado para la finalización de la tarea. A partir de ahí, consideraremos el tiempo para los imprevistos y lo tendremos en cuenta en nuestra programación, para no terminar trabajando a contrarreloj.
Empezaremos por planificar diariamente. Tendremos en cuenta los niveles de actividad y energía, para que el rendimiento no se vea afectado. La planificación a corto plazo, es decir, la suma de las pequeñas metas alcanzadas, es la que determina los resultados a largo plazo.
En el proceso de planificación hay que tener en cuenta las prioridades que hemos establecido, de tal forma que en los primeros momentos realizaremos las actividades más importantes, y las actividades de menor importancia ocuparan los huecos o espacios libres. A esto se le conoce como el Principio de la Lista de Espera.
Las ideas que aparecen de forma inesperada, deben ser anotadas de forma inmediata, para evitar así su olvido.
En la planificación hay que dejar tiempo para un tiempo tranquilo. Este tiempo lo utilizaremos para reflexionar sobre nuestro trabajo.
La planificación debe estar por escrita, de tal forma que esté disponible y accesible de manera permanente en cualquier momento que se necesite consultar. Para ello, es conveniente que sea clara, concisa y fácilmente comprendida por cualquiera.
Siempre es bueno anotar el tiempo empleado en cada una de las tareas, para llevar un control de nuestro trabajo.
Es conveniente establecer periodos en los que sea difícil contactar con nosotros, con el objetivo de reducir lo máximo posible las interrupciones, y por ende, facilitar la concentración.

6.11. Pasar de un tema a otro sin establecer prioridades

Otra herramienta necesaria para gestionar adecuadamente nuestro tiempo laboral es priorizar.

Si no tenemos en cuenta el tiempo que necesitamos dedicar a cada tarea, cometeremos el error de dedicar más tiempo a aquellas actividades que más nos gustan o que son más simples o fáciles, en detrimento de aquellas actividades menos agradables, complejas o difíciles.

Para establecer prioridades, tenemos que tener en cuenta la importancia y la urgencia de las actividades y saber diferenciar ambos criterios.

Las actividades importantes se pueden planificar, y las actividades que son urgentes no se pueden planificar porque surgen de forma repentina. De forma general, a las actividades más importantes se les debe dedicar más tiempo que a aquellas que son más urgentes.

Una de las consecuencias negativas de no establecer prioridades es realizar varias cosas a la vez. El hacer varias cosas a la vez no es algo muy adecuado, porque se interrumpen unas a otras y se incrementa el riesgo de errores.

Lo ideal es empezar una tarea y hasta que ésta no esté terminada, no comenzar otra. De tal manera que, en cada momento se esté haciendo una sola cosa.

Otro efecto de no priorizar es la multitarea, un gran rival del buen rendimiento.

Hay determinadas tareas que no afectan al rendimiento si se realizan de forma simultánea, como por ejemplo, escuchar música relajante. Pero hay otras actividades que funcionan como distractores, como es el caso de hablar por el móvil.

De forma general, la multiplicidad de tareas impide el adecuado desarrollo del trabajo, y aumenta la posibilidad de cometer errores. Las interferencias y las interrupciones disminuyen la concentración. Atender varias cosas a la vez, dificulta la concentración, perdiendo eficacia en los resultados.

Por ello, el exceso de tareas afecta a la productividad y al rendimiento de forma considerable.

6.12. Distractores

Todos tenemos distracciones a diario que debemos controlar si queremos ser productivos cuando trabajamos.

Las actividades que nos distraen, consumen mucho de nuestro tiempo, pero cómo nos son agradables nos cuesta mucho controlarlas. No siempre somos productivos a causa de dichas actividades, pero hay diversas técnicas que podemos utilizar para evitarlas.

Hay multitud de distractores en el lugar de trabajo. Pero todos ellos se pueden clasificar en distractores psicológicos o físicos.

Los distractores psicológicos son aquellos que provocan falta de concentración. Por ejemplo, los problemas emocionales, las presiones, las tensiones, etc. Los distractores pueden provocar la falta de concentración y agotamiento teniendo como consecuencia un bajo rendimiento laboral.

La falta de concentración puede estar causada por variedad de problemas, como problemas con la familia, con la pareja y con los compañeros de trabajo, problemas económicos, problemas relacionados con las enfermedades, etc.

Las preocupaciones que nos afectan de forma rutinaria, se convierten en nuestro foco de atención. El atender ciertos temas en detrimento de los que realmente son la base de nuestro trabajo, afecta a nuestra concentración, y por tanto, a nuestra productividad.

Por ello, ante este tipo de problemas tenemos que actuar intentando darles solución lo antes posible. Antes de comenzar nuestro trabajo hay que controlar las respuestas afectivas, pensando antes de actuar, relajándonos y respondiendo directamente a los problemas.

Si el problema no se ha solucionado por completo, no le des mucha importancia, piensa que lo importante por el momento es ponerse a trabajar en tus objetivos.

Todo el mundo tiene problemas en mayor o menor medida, pero sólo los que le dan soluciones son los que pueden seguir adelante en su función. Para ello, proponemos la siguiente forma de actuar ante un distractor:

Orientación del problema. Consiste en desarrollar una actitud facilitadora a la hora de enfrentarse con el problema. Para ello, debemos:

– Aceptar que los problemas a los que nos enfrentamos forman parte de nuestra vida diaria.

– Reconocer las situaciones problema cuándo se nos presenta.

– Intentar no responder de manera impulsiva.

Formulación y definición del problema. La formulación del problema no debe ser vaga ni ambigua. Para conseguirlo haremos lo siguiente:

– Buscar toda la información relacionada con el problema.

– Especificar operacionalmente el problema, con términos claros y concretos.

– Identificar los factores realmente relevantes.

– Intentar determinar las causas que favorecen la aparición y el mantenimiento del problema.

– Formular y fijar objetivos concretos y realistas.

Generación de alternativas. Podemos utilizar varios principios:

– Principio de cantidad: es mejor cuántas más alternativas diferentes se generen, porque la probabilidad de que la calidad de algunas de ellas sea mejor aumenta.

– Principio de aplazamiento de juicio: cualquier opción puede ser válida en un determinado momento.

– Principio de variedad: hay que proponer soluciones diferentes y evitar centrarse en pocas ideas. Incluso, se pueden hacer combinaciones entre ellas.

Toma de decisiones. El objetivo de esta fase es elegir la/s alternativa/s más apropiada/s para ti, de la siguiente forma:

– Valorar las consecuencias positivas y negativas de cada alternativa a corto, medio y largo plazo.

– Estimar el grado de probabilidad de ocurrencia de las consecuencias de cada alternativa.

– Consultar los resultados esperados en cada alternativa con los objetivos que nos hemos propuestos, desechando las menos idóneas a simple vista, es decir, aquellas soluciones que parecen demasiado negativas o que no se pueden llevar a cabo. A continuación, nos quedamos con unas cuantas y valorándolas más detenidamente, escogemos las que resulten más adecuadas.

Puesta en práctica de la decisión tomada y verificación de los resultados. Se trata de llevar a cabo la alternativa elegida y comprobar que se obtienen los resultados previstos.

El resolver tus problemas evita la influencia de los distractores psicológicos, y por tanto, tendrás como resultado una mayor productividad en tu trabajo.

Los distractores físicos son todos aquellos estímulos ambientales que de alguna manera interfieren en el logro de nuestro objetivo.

Los distractores físicos están presentes en el ambiente, en mayor o menor grado, pero siempre interfieren en nuestra conducta eficaz, porque son incompatibles con una buena concentración.

Independientemente del lugar, existen tres tipos de distractores físicos:

Distractores auditivos: la radio, la televisión, las conversaciones, el teléfono, el ruido ambiental, etc. Todos estos distractores perturban la concentración.
Distractores visuales: la televisión, internet, los adornos o la decoración, etc. Todos estos objetos llaman nuestra atención porque evocan en nosotros sensaciones agradables, por lo que compiten de forma significativa con nuestra conducta de trabajar.
Desorganización: es la falta de control sobre uno mismo y sobre los objetos que nos rodean. Esta desorganización provocan multitud de problemas porque no disponemos de los recursos suficientes, o porque tenemos exceso de ellos. Así mismo, el descuido de las condiciones ambientales, tales como la iluminación, la temperatura, la ventilación, etc., afectan a la concentración y a la intención de trabajar. El desorden en el lugar de trabajo, genera desconcentración, y esto puede llevar a episodios de ansiedad y estrés.

Algunas técnicas para eliminar distractores, y como consecuencia, ser más productivo en nuestro trabajo, pueden ser:

Hacer diariamente una lista de tareas teniendo en cuenta las actividades más importantes, aquellas que te acercan a tus objetivos. De tal forma que, priorices unas actividades sobre otras.
Mantener organizado el lugar de trabajo.
Apagar el teléfono móvil en determinados momentos.
Intentar no estar disponible durante un periodo de tiempo determinado. Anuncia que en ese tiempo no estarás disponible, para evitar interrupciones innecesarias.
Aprender a decir NO. Decir no de una manera asertiva te permitirá disponer de más tiempo para las tareas importantes.
Relajarse en los momentos que te invadan los distractores.
Tener tiempo de descanso. Tomar un descanso o cambiar de actividad afecta a tu rendimiento de forma positiva.